Fastställt av kommunstyrelsen 15 april 2026 § 68.
Diarienummer KS 2026/267.

Inledning

Fritidsenheten ansvarar för handläggning, beslut och uppföljning av föreningsbidrag som syftar till att stödja och utveckla det lokala föreningslivet. För att säkerställa en rättssäker, transparent och likvärdig bidragshantering krävs tydliga arbetssätt, dokumenterade rutiner och en väl fungerande intern kontroll. Denna riktlinje beskriver de principer, processer och kontrollmoment som ska tillämpas i arbetet med föreningsbidrag och utgör ett stöd för både handläggare, chefer och beslutsfattare.

Riktlinjen syftar även till att förebygga och upptäcka oegentligheter samt säkerställa att fritidsenheten uppfyller sin skyldighet enligt lag (2008:206) om underrättelseskyldighet vid felaktiga utbetalningar från välfärdssystemen. Lagen innebär att kommunen ska underrätta ansvarig myndighet när det finns anledning att anta att en utbetalning är felaktig, vilket ställer krav på systematiska kontroller, tydlig dokumentation och enhetliga rutiner för hantering av misstänkta felaktigheter.

Riktlinjen ska användas som ett styrande dokument i det dagliga arbetet och revideras vid behov, minst en gång per år eller vid förändringar i lagstiftning, organisation eller arbetssätt.

1. Syfte

Riktlinjen ska säkerställa en rättssäker, transparent och kontrollerad hantering av föreningsbidrag. Den ska förebygga oegentligheter och välfärdsbedrägerier samt säkerställa att lag (2008:206) om underrättelseskyldighet vid felaktiga utbetalningar följs.

2. Omfattning

Rutinen gäller för hela processen kring föreningsbidrag inom fritidsenheten:

• Ansökan
• Handläggning
• Beslut
• Utbetalning
• Uppföljning
• Återkrav och hantering av misstänkta oegentligheter

3. Roller och ansvar

Handläggare: Ansvarar för utredning, kontroller, dokumentation och uppföljning.

Beslutsfattare (chef): Fattar beslut med beloppsgräns enligt delegationsordning.
Säkerställer efterlevnad av rutiner och intern kontroll.

Ekonomifunktion: Genomför utbetalningar enligt utanordning.

4. Processbeskrivning

4.1 Ansökan

Så här arbetar vi:

Ansökan inkommer via post eller mejl och diarieförs i Evolution

Obligatoriska kontroller:

• Kontroll av att föreningen är registrerad och aktiv
• Kontroll av fullständiga handlingar
• Kontroll av ekonomiska underlag

4.2 Handläggning

Obligatoriska kontroller:

• Rimlighetsbedömning av uppgifter över tid gentemot tidigare inskickade siffor och utbetalningar
• Kontroll av bland annat verksamhet och ekonomi
• Vid behov kompletteringar från föreningen
• Dokumentation av alla kontrollmoment i Evolution

4.3 Beslut

Regler:

• Beslut fattas enligt delegationsordning
• Beloppsgräns enligt delegationsordning
• Utredning och beslut ligger inte på samma funktion utan är uppdelat mellan handläggare och chef

4.4 Utbetalning

Kontrollmoment:

• Utbetalning sker genom utanordning som handläggaren skriver ut
• Två personer i förening skriver under utanordningen, handläggare och chef
• Kontroll av att beslut och underlag överensstämmer

4.5 Uppföljning

Uppföljningsmoment:

• Stickprovskontroller
• Platsbesök vid behov
• Dialog med föreningar
• Kontroll av att bidraget använts enligt syfte. Dokumenteras i Evolution.

5. Hantering av misstanke om oegentligheter eller välfärdsbedrägeri

Rutinen gäller när en medarbetare:

• upptäcker avvikande eller orimliga uppgifter i en ansökan
• misstänker att en förening lämnat felaktiga uppgifter
• misstänker att ett bidrag använts på ett sätt som strider mot beslutet
• får signaler från annan aktör (till exempel annan kommun, myndighet, intern funktion)
• upptäcker felaktigheter vid uppföljning, platsbesök eller stickprov

Det krävs inte bevis, utan endast anledning att anta att något är fel.

Exempel på signaler:

• Orimliga verksamhetsnivåer eller kostnader
• Ekonomiska underlag som inte stämmer överens med tidigare år
• Avsaknad av verifikationer eller ofullständiga handlingar
• Uppgifter som ändras flera gånger utan rimlig förklaring
• Avvikande beteenden vid dialog eller platsbesök
• Tips från allmänhet eller andra föreningar

5.1 Dokumentera misstanken

Obligatoriska steg:

• Dokumentera misstanken på ansökan, i Excel eller i Evolution, datum då misstanken uppstod
• vad som observerats
• vilka handlingar som granskats
• vilka frågor som ställts till föreningen
• svar eller uteblivna svar
• bedömning av varför misstanken kvarstår

Dokumentationen ska vara saklig, konkret och fri från spekulationer.

• Avbryt handläggning eller stoppa utbetalning vid behov
• Handläggare informerar enhetschef
• Genomför fördjupad kontroll
  Till exempel: Begära komplettering, kontrollera mot offentliga register, jämföra med tidigare år, genomföra platsbesök

5.2 Vid bekräftad misstanke

Vid bekräftad misstanke: underrätta förening enligt lag (2008:206)
Underrättelsen ska innehålla:

• vilka uppgifter som misstänks vara felaktiga
• varför misstanken uppstått
• vilka kontroller som gjorts
• vilka handlingar som ligger till grund för bedömningen

Vem underrättas?

• Kommunstyrelsen som ansvarar för beslutet underrättas

• Vid misstanke om brott kan även polisanmälan bli aktuell
• Initiera återkrav om felaktig utbetalning skett

6. Återkrav

Principer:

• Återkrav ska dokumenteras i Evolution
• Beslut fattas enligt delegationsordning
• Föreningen ska ges möjlighet att yttra sig

7. Dokumentation

All dokumentation ska ske i Evolution och omfatta:

• Genomförda kontroller
• Bedömningar
• Beslut
• Uppföljning

8. Kompetensstärkande åtgärder

• Medarbetare ska ges möjlighet att delta i utbildningar om välfärdsbedrägerier
• Samverkan inom Fritid Z ska fortsätta
• Rutinen ska gås igenom årligen i arbetsgruppen

9. Uppföljning av riktlinje

Riktlinjen ska följas upp årligen och vid behov revideras. Uppföljningen ska omfatta:

• Efterlevnad av kontrollmoment
• Dokumentationskvalitet
• Eventuella incidenter eller avvikelser