Riktlinjer för evenemangsstöd och uppvaktningar

Fastställt av kommunstyrelsen 11 mars 2020 § 64.
Diarienummer KS 2019/321.

Dessa riktlinjer klargör när kommunen uppvaktar kommuninnevånare och föreningar och ger vägledning till vilka tävlingar och evenemang inom kultur och idrottsområdet, som kan beviljas stöd av Härjedalens kommun.

Syfte

All sponsring och allt stöd ska bidra till att öka kommunens attraktionskraft och stötta föreningslivet. Det ska vara attraktivt för alla att bo, besöka och verka i vår kommun.

Mål

  • Skapa en attraktiv bild av Härjedalen, så att människor vill stanna kvar, besöka, återkomma och flytta hit.
  • Ge förutsättningar för föreningar och företag att lyckas med sina aktiviteter och evenemang samt att stötta föreningslivet.
  • Skapa en god och attraktiv livsmiljö för alla som bor, besöker och verkar i Härjedalen genom att erbjuda ett mångsidigt kultur- och fritidsutbud samt utveckla mötesplatser som möter framtida behov.
  • Sträva efter att få en friskare befolkning, vilket är grunden för en välmående kommun och en god samhällsekonomi.
  • Verka för jämlikhet och allas lika värde.
  • Värna om en hållbar utveckling och ta hänsyn till miljöpåverkan.

Målgrupp

Företag och föreningar verksamma i kommunen.

Riktlinjer

  • Evenemanget eller tävlingen ska genomföras i Härjedalens kommun.
  • Evenemanget ska dra publik som genererar fördelar för näringslivet, föreningslivet och/eller kommunen som helhet.
  • Viktiga mötesplatser skapas och kontakter knyts mellan människor.
  • Stimulera den enskildes lust, intresse och förmåga att ta del av eller delta i friluftsliv, idrotts- och kulturaktiviteter.
  • Evenemanget ska vara en god förebild och en bra ambassadör för Härjedalen och Härjedalens kommun.
  • Stort medialt genomslag ska förväntas.

Bedömning

Varje förfrågan bedöms som ett enskilt ärende där hänsyn tas till det som redovisas under syfte, mål och riktlinjer.

Avtal

Skriftligt avtal ska upprättas där följande ska framgå

  • Namn, adress (organisationsnummer)
  • Kontaktperson
  • Syfte
  • Aktivitet
  • Sponsors åtagande
  • Mottagarens åtagande
  • Avtalstid
  • Redovisningskrav – återbetalning vid inställda evenemang
  • Lojalitetsklausul – ”Tala gott om varandra”
  • Former för uppsägning av avtal vid förändrade förutsättningar
  • Uppföljning

Motprestation

Föreningens eller företagets stöd bör stå i rimlig proportion till hur väl riktlinjerna uppfylls samt hur stor motprestationen är.

Förslag på motprestationer är olika typer av samarbeten:

  • Tillsammans ta fram produkt, erbjudande eller tjänst som gynnar båda avtalsparterna.
  • Exponering av marknadsföringsmaterial som annonser, affischer, beachflaggor, banderoller, flaggor och logotyper på kläder eller nummerlappar. Allt sådant material ska godkännas av kommunikationsenheten före tryck.
  • Evenemangs- eller mässyta för kommunens deltagande på evenemanget.
  • Personal- och kundfrämjande aktiviteter i form av entrébiljetter, startplatser, middagsbiljetter, bakom scen-aktiviteter, inspirationsföreläsning, mental coachning, talare, träffa en kändis, få en skidlektion etc.
  • Representationsmöjligheter för Härjedalens kommun.
  • Möjlighet att få vara invigningstalare, prisutdelare och överlämna ett pris om vi så önskar.

Ansökan om sponsring eller stöd – en väg in

Alla förfrågningar om stöd ska vara kommunen tillhanda i god tid innan evenemanget.

Kommunen behandlar de inkomna ansökningarna tre gånger om året. Följande datum delges de sökande besked:

1 oktober

15 januari

15 maj

Ansökan handläggs gemensamt av tillväxt-och utvecklingsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen. Tillväxtchef och fritidschef får besluta om stöd upp till 10 000 kr vardera. Högre belopp ska beslutas av kommunstyrelsen. I sådana fall ska ansökan vara kommunen tillhanda minst tre månader innan evenemanget för att kommunstyrelsen ska hinna fatta beslut.

Skicka ansökan via mejl eller brev till:
Härjedalens kommun

Samhällsutvecklingsförvaltningen
Medborgarhuset 842 80 SVEG
fritid@herjedalen.se

Uppvaktningar

På nationaldagen uppmärksammar Härjedalens kommunmedborgare som lyckats riktigt bra inom kultur- och sportområdet samt jubilerande föreningar.

Prestationen ska ha lägst SM-guldstatus eller motsvarande inom kulturområdet. Laget eller personen uppmärksammas med en gåva.

Förening som firar 25, 50, 75 eller 100 år och så vidare uppvaktas. Gåvan anpassas efter föreningens medlemsantal, aktiviteter och ålder.

Samhällsutvecklingsförvaltningen bidrar med en framgångsbonus på 1 000 kr per medalj till föreningen vid SM-guld eller medalj på NM, EM, VM och OS samt total världscupsnivå. Föreningen ska ha sitt säte i Härjedalens kommun.

Senast den 15 maj varje år ska förening eller person skicka information om:

  • Genomförd framgångsrik prestation från 1 maj föregående år till 30 april innevarande år.
  • Förening som firar jubileum innevarande år.
  • Antal vunna medaljer för utbetalning av framgångsbonus.

Informationen skickas till:

Härjedalens kommun
Samhällsutvecklingsförvaltningen
Medborgarhuset
842 80 SVEG
fritid@herjedalen.se

Utöver uppvaktandet på nationaldagen:

  • Skickar kommunstyrelsens ordförande eller kommunchef gratulationer när någon tar medalj på lägst EM-nivå och vid kulturella insatser som blir uppmärksammade på internationell nivå.
Senast uppdaterad: 5 maj 2022 12:12
Redaktör för sidan: Sarah Tjärnås
Faktaansvarig (syns endast i edit-läge): Saknas