Kommunchefsinstruktion

Antagen av kommunstyrelsen 17 maj 2023 § 156.
Diarienummer KS 2023/394.

1 Inledning

Av kommunallagens (SFS 2017:725) 7 kap 1 § framgår att kommunstyrelsen ska utse en tjänsteman som ska ha den ledande ställningen bland de anställda och vara chef för den förvaltning som finns under styrelsen. I Härjedalens kommun benämns denna tjänsteman kommunchef.

Kommunstyrelsen ska också enligt kommunallagen i en instruktion fastställa hur kommunchefen ska leda förvaltningen under kommunstyrelsen. Instruktionen ska också fastställa direktörens övriga uppgifter. Det här dokumentet utgör kommunchefsinstruktionen i Härjedalens kommun.

2 Kommunchefens uppdrag

Kommunchefen är kommunens ledande tjänsteman. Kommunchefen är chef över förvaltningen under kommunstyrelsen. Kommunchefen är också chef över kommunens samtliga övriga förvaltningschefer. Kommunchefen ansvarar för att i samråd med utskottsordförande anställa och entlediga förvaltningschefer, samt för medarbetar- och lönesamtal med dessa.

Kommunchefen ska i sin egenskap av chef för övriga förvaltningschefer se till att dessa i sina uppdrag beaktar kommunövergripande frågor och utgår från ett koncernperspektiv. Samtidigt svarar de övriga förvaltningscheferna för sina respektive verksamheter gentemot sina nämnder. Kommunchefen har rätt att disponera övriga förvaltningschefer viss del av tiden för kommungemensamt samordnings- och utvecklingsarbete.

Kommunchefen biträder kommunstyrelsen i dess roll att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter, samt i den uppsiktsplikt som styrelsen har över övriga nämnder och över kommunala bolag.

Kommunchef anställs av kommunstyrelsen, av vilken kommunchefen får sitt uppdrag samt svarar inför. Kommunstyrelsen är också den instans som entledigar kommunchefen.

3 Arbetsuppgifter

Kommunchefens samtliga arbetsuppgifter och ansvarsområden som anges i denna instruktion betraktas som rent förberedande eller verkställande åtgärder. I vilka fall som kommunstyrelsen överlåtit beslutsrätt till kommunchefen framgår istället av kommunstyrelsens delegationsordning.

Kommunchefen får uppdra till annan tjänsteman inom förvaltningen att utföra arbetsuppgifter som följer av de olika ansvarsområden som anges i kapitel 3.

3.1 Övergripande arbetsuppgifter

Kommunchefen ska:

• Arbeta med stor integritet med avseende på information och underlag för beslut och tjäna opposition likväl som majoritet.
• I samråd med kommunstyrelsens ordförande initiera ärenden som bedöms vara förutsättningar för att kommunchefen i övrigt ska kunna fullgöra sitt uppdrag enligt denna instruktion.
• Verka för en tydlig roll och uppgiftsfördelning mellan förtroendevalda och tjänstemän.
• Leda, samordna och utveckla arbetet inom hela kommunförvaltningen.
• Arbeta för god samordning inom hela den kommunala koncernen.
• Fastställa en ledningsorganisation, inklusive sammanställa och leda kommunens ledningsgrupp, med särskilt fokus på samordning mellan förvaltningscheferna
• Besluta om hur förvaltningen under kommunstyrelsen ska organiseras.

Kommunchefen har ansvaret för:

• Att säkerställa att förvaltningen under styrelsen bedrivs i enlighet med gällande lagar och föreskrifter, samt utifrån kommunens vision om äkthet, närhet och livskraft.

3.2 Utveckling av kommunens verksamheter och av kommunen

I samverkan med kommunstyrelsens ordförande och andra förtroendevalda har kommunchefen en drivande roll för att utveckla och effektivisera kommunens organisation och verksamheter.

Kommunchefen ska:

• Ta de initiativ som är nödvändiga för strategisk utveckling och effektivisering av kommunen som organisation.
• I samråd med kommunstyrelsens ordförande ta de initiativ som är nödvändiga för strategisk utveckling av kommunen som geografiskt område.

Kommunchefen har ansvaret för:

• Att principerna för att styrning och ledning, uppföljning, utvärdering och kontroll finns fastställda, hanteras och beslutas enligt fastställd ordning.

3.3 Kommunchefens roll i förhållande till externa parter och kommunens bolag

3.3.1 Externa parter

Kommunchefen ska:

• I förhållande till externa parter uppmärksamt följa de frågor som är av betydelse för Härjedalens kommun.
• I samråd med kommunstyrelsens ordförande ta nödvändiga initiativ för att se till att Härjedalens kommun presenteras och företräds i regionala och nationella organ avseende strategiska och övergripande frågor.

Kommunchefen har ansvaret för:

• Att Härjedalens kommun är representerad på ett ändamålsenligt sätt i externa sammanhang utöver närmast förevarande punkt.

3.3.2 Kommunala bolagen

Kommunchefen ska:

• Vara beredd att ta på sig uppdrag i de nuvarande och eventuellt framtida kommunalt ägda bolagen.

Kommunchefen har ansvar för:

• Att kommunstyrelsens uppsiktsplikt kontinuerligt verkställs.
• Att samordning sker mellan bolagscheferna och kommunledningen
• Att i samråd med bolagsstyrelsen bereda anställningar av VD i de kommunala bolagen

3.4 Massmedia

I kommunchefens arbetsuppgifter ingår att skapa den öppenhet i bemötande av massmedia som gäller med utgångspunkt från bland annat offentlighetsprincipen.

Kommunchefen ska:

• Verka för att hela den kommunala organisationen strävar efter bra massmediarelationer och efter att ge fullständiga och korrekta uppgifter.

Kommunchefen har ansvaret för:

• Kontakter med journalister i de frågor som rör kommunstyrelsens förvaltning.

3.5 Arbetsuppgifter mot politiska organ

3.5.1 Kommunstyrelsen och dess utskott

Kommunchefen har rätt att närvara vid kommunstyrelsens och kommunledningsutskottets sammanträden och har rätt att delta i överläggningarna.

Kommunchefen ska:

• Ta fram övergripande underlag för styrelsens mål.
• Tillsammans med övrig tjänstemannaorganisation och de helägda bolagens verkställande direktörer förankra övergripande mål.

Kommunchefen har ansvaret för:

• Beredningen av ärenden som ska beslutas av kommunledningsutskottet eller kommunstyrelsen.
  
• Att det finns förslag till beslut i ärenden som ska beslutas av kommunstyrelsen eller kommunledningsutskottet.
• Att beslutsunderlag har nödvändig kvalitet. Detta innebär att underlagen till besluten är utformade på ett sakligt och opartiskt sätt samt baserade på professionell sakkunskap om det aktuella området.
• Att ärenden som har beretts av annan nämnd, annat utskott, eller bolagsstyrelse kompletteras (om det bedöms nödvändigt) med yttrande och beslutsförslag, till exempel med avseende på finansiering av förslagen.
• Att beslut som har fattats av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller kommunledningsutskottet verkställs samt att uppföljning genomförs (om inte fullmäktige har beslutat att någon annan nämnd svarar förverkställigheten).

3.6 Krisberedskap och höjd beredskap

Utöver vad som redan angivits faller i arbetet med förberedelser och hantering kopplat till krisberedskap och höjd beredskap följande särskilda uppgifter på kommunchefen.

3.6.1 Förberedelser

Kommunchefen ska:

• Enligt delegation besluta kommunens plan för hantering av extraordinära händelser.
• Utveckla kommunens förmåga att hantera höjd beredskap över tid
• Utveckla kommunens förmåga att hantera fredstida kriser över tid.
• Se till att kommunen har de planer som behövs för verksamheten under höjd beredskap
• Se till att kommunen har de planer som behövs för verksamheten vid fredstida kriser.
• Utveckla kommunens geografiska områdesansvar enligt 2 kap. 7 § i lagen (2006:544) om kommuners och regioners åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap

3.6.2 Hantering

Kommunchefen ska:

• Bistå kommunstyrelsen vid ledning, samordning och samverkan, i händelse av höjd beredskap.
• Vara chef i den kommunala krisledningsorganisationen.
• Bistå verksamhetsansvarig nämnd vid ledning, samordning och samverkan i händelse av fredstida kriser.

4 Övriga bestämmelser

4.1 Uppföljning av uppdrag och arbetsuppgifter

Uppföljning av hur kommunchefen har fullgjort sitt uppdrag och utfört sina arbetsgifter ska göras vid medarbetarsamtal med kommunstyrelsens ordförande. Uppföljningen ska också, tillsammans med andra lönekriterier, utgöra underlag för lönesamtal med kommunstyrelsens ordförande.

4.2 Arbetsplan

Kommunstyrelsens kommunledningsutskott får komplettera denna instruktion med en arbetsplan som tar upp de för kommunchefen viktigaste större arbetsuppgifterna och förväntade resultaten på kort respektive lång sikt, till exempel för det närmaste året respektive mandatperioden.