Kommunfullmäktiges policy för sammanträdesdeltagande på distans

Fastställd av kommunfullmäktige 30 november 2020 § 98.

Diarienummer KS 2020/990.

Sammanträden på distans

Kommunfullmäktige har beslutat att ledamöter i kommunfullmäktige får, om särskilda skäl föreligger, på distans delta vid sammanträden. I syfte att närmare klargöra vad som gäller för deltagande på distans, utan att tynga ner arbetsordningen, har kommunfullmäktige antagit följande policy.

Krav för sammanträdesdeltagande på distans

1 § Deltagande på distans är ett komplement till fysiskt deltagande och får endast ske om det finns särskilda skäl för detta. Deltagande på distans bör i första hand tillåtas endast i de fall då det finns tungt vägande skäl som talar mot att en eller flera ledamöter eller deras ersättare deltar på plats i sammanträdeslokalen.

2 § Deltagande på distans får endast ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor.

3 § Vid deltagande på distans får enbart användas sådana tekniska lösningar som har godkänts för ändamålet av kommunens IT-avdelning.

Den som deltar på distans ska utöver kraven i 2 § ha samma förutsättningar som de som deltar på plats att ta del av beslutsunderlag och övriga handlingar till sammanträdet.

4 § Om överläggning i ett visst ärende sker inom stängda dörrar ska distansdeltagandet ordnas så att teknisk lösning och arrangemangen hos den som deltar på distans garanterar att ingen obehörig person kan ta del av ljud, bild, eller eventuella handlingar som inte allmänheten har rätt att ta del av.

5 § Distansdeltagande tillåts inte vid omröstning som gäller val eller anställning.

6 § I första hand ska kommunens egna lokaler som är särskilt utrustade för distanssammanträde utnyttjas då en person deltar i sammanträdet på distans. Sammanträdets ordförande och sekreterare närvarar alltid i den fysiska sammanträdeslokalen.

Administrativa bestämmelser

7 § Om ordförande medgett att deltagande på distans får ske vid ett visst sammanträde ska den som önskar på distans så snart som möjligt och senast arbetsdagen före sammanträdet anmäla detta till ordförande.

8 § Den som deltar på distans ska se till att den internetuppkoppling och utrustning i övrigt som hen använder uppfyller kommunallagens och denna policys krav för deltagande på distans. Ledamoten ska också se till att deltagandet, om det är nödvändigt, sker under sådana förhållanden och i sådan lokal att ingen obehörig kan ta del av bild och ljud hos ledamoten, samt att eventuella sekretessbelagda uppgifter inte kan röjas.

Avbrott i överföringen

9 § Om bild- eller ljudkvaliteten under ett sammanträde inte skulle hålla sådan kvalitet att samtliga deltagare kan delta på lika villkor, måste sammanträdet ajourneras tills en förbindelse av sådan kvalitet har återupprättats.

Om ordförande efter försök att återupprätta förbindelsen gör bedömningen att detta inte låter sig göras inom en med hänsyn till omständigheterna i övrigt rimlig tid, ska den distansdeltagande ledamoten anses ha lämnat sammanträdet.

Senast uppdaterad: 18 maj 2022 13:42
Redaktör för sidan: Sarah Tjärnås
Faktaansvarig (syns endast i edit-läge): Saknas