Fastställd av kommunstyrelsen den 16 februari 2023 § 65.
Diarienummer KS 2022/1072.

Inledning

I Härjedalens kommun är medarbetarna den viktigaste resursen. Att rekrytera nya medarbetare är således en viktig arbetsuppgift och ska betraktas som en långvarig investering. Felaktiga rekryteringar slutar ofta som kostsamma för arbetsgivaren och inverkar negativt på verksamhetsdriften. När nya medarbetare ska rekryteras är det därför av stor vikt att arbetet utförs professionellt och sakligt genom enhetliga arbetssätt runt om i våra verksamheter.

Rekrytering i Härjedalens kommun ska ses som det första och återkommande steget i det övergripande uppdraget:

Säkerställa att vi har de personalresurser som behövs; kvalitativt och kvantitativt för att kunna ge den service och de tjänster som kommunens medborgare har rätt att förvänta sig.

Syfte

Riktlinjen är avsedd att fungera som ett stöd i rekryteringsprocessen för att skapa enhetliga arbetssätt vid rekryteringsförfarandet, bidra till att kommunen efterlever aktuella lagkrav och avtal samt möjliggör ett konstruktivt samverkansklimat mellan arbetsgivare och fackliga organisationer i Härjedalens kommun.

Ansvar

Rekryterande chef ansvarar för att hela rekryteringsprocessen följer fastställd riktlinje samt gällande lagkrav och avtal. HR-avdelningen är en rådgivande funktion i rekryteringsprocessen.

Viktigt att tänka på inför en rekrytering

All rekrytering i Härjedalens kommun ska följa fastställd riktlinje för rekrytering samt utgå från verksamhetens behov. Rekryteringsförfarandet ska också avspeglas i uppdraget om saklighet och opartiskhet samt följa den kommungemensamma bemanningshandboken.

All rekrytering i Härjedalens kommun ska vara fri från diskriminering i enlighet med de grunder som anges i Diskrimineringslagen.

I kommunallagen 6 kap. 28§ regleras jävssituationer för förtroendevalda. Enligt 7 kap. §4 framgår att ”i fråga om jäv för de anställda ska bestämmelserna i 6 kap. 28-32§§ tillämpas”. Detta innebär att chef (eller annan person som kan ha inverkan på ärendets handläggning och beslutet) inte kan anställa eller delta i rekrytering som gäller make, maka, sambo, särbo, svåger/svägerska, barn eller syskon eller någon annan närstående. Om jävsförhållande uppstår ska rekryteringsprocessen hanteras av annan chef inom förvaltningen.

Samverkan

Samverkan mellan arbetsgivaren och de fackliga organisationerna sker dels genom insyn dels genom deltagande vid chefsrekrytering. I samtliga rekryteringsprocesser ges de fackliga parterna insyn i processen genom rekryteringssystemet. Det åligger fackliga parter att informera arbetsgivaren om vem från den fackliga organisationen som ska tilldelas insynen och fungera som facklig kontaktperson. Det åligger arbetsgivaren att ge denna person insyn samt ange denne som facklig kontaktperson.

Vid chefsrekrytering sker samverkan genom tillsättning av en rekryteringsgrupp för rekryteringen. I rekryteringsgruppen ingår rekryterande chef, HR-Strateg, samt minst en facklig part och leds av ansvarig rekryterade chef. Vilka fackliga parter som ingår bestäms på förhand vid möte med samtliga berörda parter. Rekryterande chef ansvarar för att sammankalla rekryteringsgrupp och informera fackliga parter om sökanden och processens gång i allmänhet. Deltagare i rekryteringsgruppen ansvarar för att verka konsultativt och konstruktivt för ett gott samarbete för verksamhetens bästa. Ansvarig chef beslutar om antalet intervjutillfällen vid rekryteringen och om facklig part är med från första eller andra intervjutillfället. Sedvanlig MBL-förhandling skall genomföras inför chefstillsättning.

Rekryteringsprocessen

Nedan följer en beskrivning av de olika stegen i rekryteringsprocessen samt hur arbetet ska bedrivas i Härjedalens kommun.

1. Behovsanalys

Inför att rekryteringsprocess startas ska behovsanalys göras. Här ses verksamhetens behov över med analys på både kort och lång sikt. Om behovsanalysen resulterar i en förändring av bemanningskravet i verksamheten ska detta förhandlas med berörd facklig part. Om behovsanalysen resulterar i större förändring av innehåll i tjänsten ska även detta förhandlas med berörd facklig part. Se steg ett i ”Kommungemensam bemanningshandbok” gällande Strategisk planering.

2. Kravprofil

Kravprofil skall upprättas inför varje rekrytering. Kravprofilen kan ses som en förlängning av behovsanalysen och ska besvara frågan om vilken kompetens som behövs för att utföra de arbetsuppgifter som ingår i tjänsten. Det är av vikt att kravprofilen är konkret och tydlig. Detta för att rekryterande chef på ett enkelt och sakligt sätt ska kunna bedöma inkomna ansökningar och göra ett opartiskt och sakligt urval, men också för att intresserade kandidater på ett enkelt sätt ska kunna se vad som krävs för att vara aktuell för en tjänst.

Av stor vikt är att skall-krav och bör-krav särskiljs:

Skall-krav: ska ses som de grundläggande förutsättningarna för en tjänst. Detta är krav som inte ska åsidosättas senare i rekryteringen.

Bör-krav: motsvarar önskvärda men inte helt avgörande krav för en tjänst.

En kravprofil ska också klargöra vilka personliga egenskaper som efterfrågas till den aktuella tjänsten. Detta bör med fördel också särskiljas från skall- och bör-krav.

2.1 Inför annonsering / Arbetsrättsliga regler

Inför samtliga rekryteringar ska nedanstående regler beaktas. Först om inte tillsättning sker genom något av, i ordningsföljd, nedanstående steg fortsätter rekryteringsprocessen till annonsering.

1. Omplacering av medarbetare
   Rekryterande chef kontaktar HR-avdelningen för avstämning om det enligt 7§ LAS finns medarbetare som är aktuella utifrån kvalifikationskraven för tjänsten.
2. Höjd sysselsättningsgrad
   Finns det deltidsanställd medarbetare på arbetsstället som uttryckt önskemål om högre sysselsättningsgrad enligt 5§ AB, ska det prövas om arbetstagare ska erbjudas höjd sysselsättningsgrad.
3. Företrädesrätt till återanställning
   Rekryterande chef kontaktar HR-avdelningen för att kontrollera om det finns medarbetare som begärt företrädesrätt enligt 25§ LAS och uppfyller kvalifikationskraven.

I samtliga ovan nämnda steg bedöms alltid eventuell kandidat utifrån den kravprofil som gäller för respektive tjänst.

3. Annonsering

All annonsering av tjänster sker via kommunens rekryteringssystem. Alla tillsvidareanställningar och tidsbegränsade anställningar längre än tre månader ska utannonseras. All annonsering sker internt och externt samtidigt med en ansökningsperiod om minst 14 dagar. De normala rekryteringskanalerna är kommunens interna och externa hemsida samt platsbanken. För annonsering i andra kanaler, såsom sociala medier, kontaktar rekryterande chef HR-avdelningen. Eventuell kostnad för extra annonsering i sociala medier eller trycksaker står respektive chef/avdelning för.

Samtliga inkomna ansökningar ska registreras i rekryteringssystemet. Eventuella ansökningar via brev registreras manuellt i rekryteringssystemet. Om en ansökan lämnats till kommunen på annat sätt, exempelvis i brevlåda, i lokal eller på posten och det kan antas ha skett på den sista ansökningsdagen, anses den ha kommit in den dagen, om den kommer till rekryterande chef närmast följande dag.

Rapport med information om inkomna ansökningar för respektive tjänst skickas per automatik från rekryteringssystemet till registrator en gång i veckan. För att diariet ska ha korrekta uppgifter, och för att kandidat ska beaktas i urval, måste kandidat söka varje specifik tjänst denne är intresserad av. Kommunen tillåter inte hänvisningar och flyttningar av kandidater mellan olika processer då detta inverkar negativt på kravet om opartiskhet och saklighet.

Kommunen hanterar inte spontanansökningar. Dessa besvaras med hänvisning till publicerade annonser på den externa hemsidan.

Vid annonsering ska diariet meddelas om startad rekryteringsprocess.

4. Urval

Vid urval/beslut om anställning får hänsyn endast tas till ansökningar som har kommit in före ansökningstidens utgång.

Vid urvalet ansvarar rekryterande chef för att urvalet görs sakligt utifrån uppställd kravprofil. Kompetens ska alltid ligga till grund för vem/vilka som kallas till intervju. De kandidater som väljs bort i urvalet ska väljas bort på objektiva och sakliga grunder.

Rekryterande chef ansvarar för att diskrimineringslagen följs och att hela rekryteringsprocessen är fri från diskriminering enligt de diskrimineringsgrunder som återfinns i lagen.

5. Intervju

Vid anställningsintervju ges tillfälle att få fram så mycket relevant information som möjligt för att bedöma en kandidats lämplighet till en tjänst. Tänk på att intervjutillfället också är ett avgörande tillfälle att ge ett första positivt, men också realistiskt intryck av arbetsgivaren och den sökta tjänsten.

För att kunna jämföra och sakligt bedöma ett antal kandidater vid tillsättning förutsätter detta att intervjuerna genomförs på ett strukturerat sätt. Antal medverkande vid intervjun från arbetsgivarens sida och vilka dessa är avgör rekryterande chef, men tänk på att ett alltför stort deltagarantal kan inverka negativt på intervjusituationen.

Det är möjligt att intervjua kandidater löpande under annonseringsperioden, detta bör då framgå av annonsen. Tillsättning får ej ske innan sista ansökningsdatum löpt ut. Undantaget från detta är rekrytering av intermittent anställd personal.

6. Referenstagning

Inför anställning ska referenser kontaktas. Detta ska ses som ett komplement till intervjun och ingå i den sammanlagda bedömningen inför anställningsbeslutet. För varje kandidat som är aktuell för anställning ska två (2) referenter kontaktas varav minst en varit tidigare chef.

En kandidats referenter ska endast kontaktas om kandidaten är aktuell för anställning. Det är enbart referenter som kandidaten själv angivit som ska kontaktas.

7. Beslut / anställning

Beslut om anställning får ej ske innan annonseringsperioden löpt ut. Vidare ska beslut om anställning grundas på en saklig och samlad bedömning av kompetens, erfarenhet, personlig lämplighet, intervju och referenser. Den kandidat som efter en samlad bedömningen stämmer bäst överens med kravprofilen ska erbjudas tjänsten. Bäst lämpad person ska anställas.

Vid chefsrekrytering föreligger förhandlingsskyldighet gentemot berörda fackliga organisationer. Dialog genom processen med fackliga parter sker genom den sammansatta rekryteringsgruppen, men förhandlingsskyldigheten enligt §11 MBL gäller och ska tillämpas.

8. Återkoppling

När överenskommelse om anställning träffats med kandidat ska övriga sökande återkopplas. Kandidater som varit på intervju återkopplas muntligen. Övriga sökanden meddelas skriftligen via rekryteringssystemet.

Återkoppling ska ske inom högst 2 månader efter det att sista ansökningsdatum löpt ut. Om rekryteringsprocessen drar ut på tiden ska sökande informeras om detta. Rekryterande chef ansvarar för dialog med sökande samt att återkoppling sker.

9. Avslutad rekryteringsprocess

Efter att kandidat anställts och samtliga sökanden återkopplats ska rekryteringsprocessen avslutas i rekryteringssystemet. Rekryterande chef ansvarar för att avslutad process stängs i rekryteringssystemet.

Ansökningshandlingar sparas i rekryteringssystemet i högst två år enligt kommunens informationshanteringsplan samt gällande lagstiftning.

Vid avslutad rekrytering ska diariet meddelas att processen är stängd samt vem som tillsatts.

10. Introduktion

En förutsättning för att arbetet med rekrytering ska falla väl ut är att den nyanställde introduceras på ett bra sätt i verksamheten och det nya uppdraget. Tid ska avsättas för introduktion på ett välplanerat sätt och introduktionen bör vara både övergripande och specifik för uppdraget. Det är rekryterande chef som ansvarar för att den nyanställde får en fullgod introduktion.