Riktlinjer för sammanträdesdeltagande på distans

Fastställda av kommunstyrelsen 16 december 2020 § 307.
Diarienummer KS 2020/1060.

Sammanträden på distans

Kommunfullmäktige har beslutat att ledamöter i kommunstyrelsen inklusive dess utskott får, om särskilda skäl föreligger, delta i sammanträdet på distans. Kommunfullmäktige har också beslutat att kommunstyrelsen får besluta om närmare bestämmelser för vad som ska gälla för deltagande på distans.

Krav för sammanträdesdeltagande på distans

1 § Deltagande på distans är ett komplement till fysiskt deltagande och får endast ske om det finns särskilda skäl för detta. Deltagande på distans bör i första hand ske endast i de fall då ledamot annars inte hade kunnat delta i sammanträdet och en ersättare inte kan kallas in.

2 § Deltagande på distans får endast ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor.

3 § Vid deltagande på distans får enbart användas sådana tekniska lösningar som har godkänts för ändamålet av kommunens IT-avdelning. All dataöverföring mellan distansdeltagare och sammanträdeslokalen ska vara krypterad.

Den som deltar på distans ska ha samma förutsättningar som de som deltar på plats att ta del av beslutsunderlag och övriga handlingar till sammanträdet.

4 § Den som deltar på distans ska se till att den internetuppkoppling och utrustning i övrigt som hen använder uppfyller kommunallagens och dessa riktlinjers krav för deltagande på distans. Ledamoten ska också se till att deltagande sker under sådana förhållanden och i sådan lokal att sekretessbelagda uppgifter inte kan röjas, samt att ingen obehörig kan ta del av bild och ljud hos ledamoten.

5 § I första hand ska kommunens egna lokaler som är särskilt utrustade för distanssammanträde utnyttjas då en person deltar i sammanträdet på distans. Sammanträdets ordförande och sekreterare närvarar alltid i den fysiska sammanträdeslokalen.

6 § Kommunstyrelsens samt kommunstyrelsens utskotts sammanträden hålls, om inte kommunstyrelsen efter medgivande från kommunfullmäktige beslutat något annat, inom stängda dörrar. Vid deltagande på distans ska därför den lokal och de tekniska lösningar som används vara sådana att ingen obehörigen kan ta del av det som sägs och de uppgifter i övrigt som behandlas. Detta är extra viktigt i ärenden som avser myndighetsutövning, omfattas av sekretess, eller innehåller personuppgifter.

Den som obehörigen röjer en sekretesskyddad uppgift hålls personligen ansvarig för detta. Att obehörigen röja en sekretesskyddad uppgift kan medföra straffrättslig påföljd.

7 § Om omröstning begärs i ett ärende som avser val eller anställning av personal måste även de ledamöters som deltar på distans röster förbli slutna. Oförmåga att avge sluten röst räknas som förhinder att delta, varpå kommunstyrelsens reglemente §§ 28 och 30 tillämpas.

Administrativa bestämmelser

8 § Ordförande i kommunstyrelsen samt ordföranden i respektive utskott beslutar när deltagande i sammanträde på distans får ske.

Den som har begärt att få på distans delta i ett sammanträde ska delges ordförandes beslut senast två vardagar innan aktuellt sammanträde.

Vid ordförandes förhinder får vice ordförande fatta beslutet.

9 § Den som önskar på distans delta i ett sammanträde ska så snart som möjligt hos ordförande lämna en begäran om att få delta på distans.

Begäran får göras muntligen.

10 § Då ordförande tar emot en begäran om deltagande på distans ska denna göra en samlad bedömning av om kraven i §§ 1–4 är tillgodosedda på ett tillfredsställande sätt, så att deltagande på distans kan medges. Om inte samtliga krav är tillgodosedda får inte deltagande på distans medges.

Inför sitt avgörande ska ordförande samråda med den som vill delta på distans, med sammanträdets sekreterare och med kommunens IT-avdelning.

Vid samråd med deltagare som önskar delta på distans ska ordförande påminna om kraven i 1–4 §§ och försäkra sig om att dessa tillgodoses.

Avbrott i överföringen

11 § Om bild- eller ljudkvaliteten under ett sammanträde inte skulle hålla sådan kvalitet att samtliga deltagare kan delta på lika villkor, måste sammanträdet ajourneras tills en förbindelse av sådan kvalitet har återupprättats.

Om ordförande efter försök att återupprätta förbindelsen gör bedömningen att detta inte låter sig göras inom en med hänsyn till omständigheterna i övrigt rimlig tid, ska den distansdeltagande ledamoten anses ha lämnat sammanträdet.