Riktlinjer för sociala medier

Antagna av kommunstyrelsen 23 september 2024.
Diarienummer KS 2024/567.

Inledning

Härjedalens kommun närvarar i sociala medier för att möta våra målgrupper i de kanaler de använder. Där har vi möjlighet att lyssna och föra dialog samtidigt som vi delar information från våra verksamheter.

Riktlinjer för sociala medier beskriver på ett övergripande sätt hur vi arbetar med sociala medier, bland annat vilka rutiner och lagar vi ska förhålla oss till och vad som gäller för tillämpning av andra riktlinjer och tillgänglighet.

Syfte

Det övergripande syftet med Härjedalens kommuns närvaro i sociala medier är att:

• tillgängliggöra viktig information som rör kommunen och dess invånare
• öppet spegla kommunens uppdrag, arbete och utveckling
• kommunicera kommunens tjänster och stöd och hur man kan ta del av dem
• stärka och marknadsföra kommunen som arbetsgivare och geografisk plats
• erbjuda möjlighet till dialog och återkoppling

Praktiska riktlinjer

De sociala medier Härjedalens kommun använder är: Facebook, YouTube, LinkedIn och Instagram. Kommunen har därmed inga konton på andra plattformar.

Starta ett konto

Innan ett konto startas ska chef för verksamheten utvärdera följande och därefter överväga om ett konto i sociala medier är lämpligt för verksamheten:

Syfte med kontot

• Varför ska verksamheten ha konto i sociala medier?
• Vilken nytta gör kontot för verksamheten?

Kontots mål och målgrupp

• Vad är verksamhetens mål med kontot?
• Vem riktar sig kontots innehåll till?
• På vilket sätt ska innehållet vara relevant för målgruppen?
• Kan kontot hanteras utifrån lagkrav kring personuppgiftsbehandling (GDPR), upphovsrätt och sekretess?

Strategi för kontot

• Hur kan målen uppnås?
• Hur mycket arbetstid kan verksamheten lägga på hantering av kontot; att skapa innehåll, publicera och bevaka kontot?
  • Klarar verksamheten av att publicera ett inlägg i veckan (förutom när verksamheten eventuellt har stängt, till exempel skolor och förskolor under sommarlov).
  • Klarar verksamheten av att bevaka kontot varje vardag.

Kanalval

• Vilka sociala medier är lämpliga att använda?

När utvärderingen är gjord ska följande utföras:

• Förvaltningschef beslutar att starta konto i sociala medier.
• En chef i verksamheten utses till ansvarig för kontot.
• Kontots namn ska godkännas av kommunikationsenheten innan kontot öppnas.
• Kommunens vapen ska vara profilbild (eller motsvarande).
• Det nya kontot ska anmälas till kommunikationsenheten via formulär som finns på kommunens intranät (Insidan).

Information om avsändare

Kommunens konton ska ha en tydlig avsändare, som syns i kontonamn, profilbild och kontobeskrivning. Kontot ska, där det går att påverka, följa kommunens grafiska profil.

Kontots beskrivning (”Om”) ska innehålla:

• avsändare – den verksamhet som har ansvara för kontot.
• information om att alla meddelanden, kommentarer och inlägg är allmän handling och tillgängliga för alla (text kan kopieras från Härjedalens kommuns officiella Facebook-konto).
• information om att kommunen inte hanterar individärenden i sociala medier (text kan kopieras från Härjedalens kommuns officiella Facebook-konto).
• hänvisning till Härjedalens kommuns regler för sociala medier som finns publicerade på www.herjedalen.se/socialamedier Öppnas i nytt fönster.
• länk till verksamhetens sida på herjedalen.se.

Kontoansvar och roller

Kontoansvarig

• Varje konto ska ha en utsedd kontoansvarig som ansvarar för att lagar och riktlinjer följs. Kontoansvarig har det yttersta ansvaret för kontot och dess redaktörer. Uppdraget inkluderar ansvar för innehåll på kontot, inklusive kommentarer publicerade av besökare.
• Kontoansvarig ska arbeta som chef i verksamheten, vara anställd av Härjedalens kommun och ha ansvar för resursfördelning och tilldelning av administrativt ansvar.
• En chef kan vara kontoansvarig för flera konton. Kontoansvarig kan fördela arbetsuppgifterna för ett konto till kontoredaktörer.

Kontoansvarig har ansvar för:

Bevakning

Att kontot bevakas och att innehållet följer gällande lagstiftning och kommunens riktlinjer. I uppdraget ingår att hålla sig uppdaterad om lagändringar och nya riktlinjer.

Läs mer under rubriken Bevakning.

Rutiner

Att skapa lämpliga och resurseffektiva rutiner som ger tid för publicering på och bevakning av kontot.

Säkerhet

Att behörighet och inloggningsuppgifter till kontot hanteras på ett säkert sätt.
Läs mer under rubriken Säkerhet.

Arkivering

Att arkivering av kontots innehåll genomförs enligt kommunens informationshanteringsplan.

Läs mer under rubriken Arkivering.

Kontoredaktör

• Kontoredaktör ansvarar för det kontinuerliga arbetet med publicering och bevakning.
• Kontoredaktör ska vara väl insatt i och följa gällande lagar, riktlinjer och följa kommunens regler för sociala medier.
• Den som gör ett inlägg är ansvarig för att bevaka och besvara kommentarer och meddelanden relaterade till inlägget.
• Om kontoredaktör inte har möjlighet att bevaka ett inlägg ska ansvaret delegeras till annan redaktör eller kontoansvarig.
• Kontoredaktör ska vara anställd av Härjedalens kommun.

Sammanställning av kommunens konton

Kommunledningsförvaltningens kommunikationsenhet sammanställer årligen en lista över kommunens konton i sociala medier.

Konton som inte är meddelade till kommunledningsförvaltningens kommunikationsenhet, som saknar information om vem som är ansvarig för kontot eller där det inte tydligt framgår att kontot tillhör Härjedalens kommun, är inte ett konto med Härjedalens kommun som avsändare.

Bevakning

Kontoansvarig ansvarar för att kontot bevakas minst en gång per vardag. Kontot ska bevakas även när ordinarie kontoansvarig eller kontoredaktör inte är i tjänst. Kontoansvarig ansvarar för att ersättare upprätthåller bevakningen.

Skyldighet att ta bort vissa meddelanden

Inlägg eller kommentarer som bryter mot kommunens regler för sociala medier ska snarast döljas eller tas bort.

Kommentarer som bryter mot svensk lag ska snarast dokumenteras, tas bort, diarieföras och handläggas. Kontoansvarig ansvarar för att ta ställning till om polisanmälan ska göras. Övervägande om polisanmälan gäller följande:

• Personangrepp, olaga hot, förtal och innehåll som kränker personers integritet.
• Sekretessbelagda uppgifter.
• Hets mot folkgrupp, rasistiska och sexistiska yttranden, pornografi och våld.
• Intrång i upphovsrätten.
• Uppvigling och uppmaningar till brott.

Sekretessbelagda uppgifter

Sekretessbelagda uppgifter får inte förekomma i sociala medier – inte ens om det finns ett medgivande eller om personen det berör har skrivit in uppgifterna själv på kommunens konton, till exempel i en kommentar på en Facebook-sida.

Besvara kommentarer och meddelanden

Frågor i form av kommentarer eller meddelanden besvaras snarast under vardagar.

Kontoredaktör svarar inom rimlig tid på relevanta frågor men bemöter inte åsikter och tyckanden.

Partipolitiska synpunkter

Inlägg, kommentarer och meddelanden med partipolitiska synpunkter hänvisas till politiska forum.

Säkerhet

För att ha hög säkerhet på Härjedalens kommuns konton ansvarar kontoansvarig för följande:

• Konton har ett unikt lösenord som uppdateras årligen och att använda tvåfaktorsautentisering det är möjligt.
• Spara inloggningsuppgifter på ett säkert sätt så att de inte är åtkomliga för obehöriga.
• Kontoansvarig ska ha en förteckning över medarbetare som har behörighet till kontot och se till att inloggningsuppgifter och behörigheter finns dokumenterade om en redaktör till exempel slutar sin anställning.
• Om ett redaktörskap upphör ska medarbetarens behörighet till kontot tas bort och kontots lösenord uppdateras.
• Om kontoansvarig säger upp sitt ansvar ska kontoansvarigs chef utse en ny kontoansvarig. Kontoansvarig som säger upp sitt ansvar har ansvar för att lämna behörigheter och lösenord till sin chef eller person som chefen utser.
• Minst två medarbetare ska ha behörighet till ett konto för att minska risken att förlora tillgång till kontot och för att hantera det under ledigheter.
• När vi publicerar bilder på personer gör vi det utifrån den rättsliga grunden allmänt intresse. Personer som är med på bild ska vara informerade om det och de har rätt att välja att inte vara med på bild.
  Se behandling av personuppgifter.
• Bedöm om information som ska publiceras är lämplig för sociala medier.
• Öppna endast länkar och nedladdningsbara filer från betrodda källor.

Om ett konto är hackat, eller åtkomst av annan anledning gått förlorad, ska kontoansvarig snarast rapportera händelsen som en informationssäkerhetsincident till helpdesk, med kopia till kommunledningsförvaltningens kommunikationsenhet.

Gallring

Enligt kommunens informationshanteringsplan får handlingar som är av tillfällig eller ringa karaktär – som de flesta inlägg på sociala medier – gallras när handlingarna inte längre är aktuella. Vanligtvis ligger kommentarer, inlägg och synpunkter kvar på sociala medier så länge de olika kanalerna tillåter.

Arkivering

Arkivering görs enligt kommunens informationshanteringsplan. Konton arkiveras årligen och vid avslut av konto. Inför en stor förändring ska kontot arkiveras en extra gång innan förändringarna görs. Arkivering sker genom att ta ögonblicksbilder (skärmdumpar) som diarieförs.

Behandling av personuppgifter

En personuppgift är all form av information som kan härledas direkt eller indirekt till en levande fysisk person. Till exempel namn, bild, filmklipp eller ljudinspelning. Hantering av personuppgifter regleras i dataskyddsförordningen (GDPR).

För att kommunen ska få publicera en personuppgift i sociala medier krävs rättslig grund. När kommunen behandlar personuppgifter på sociala medier är det vanligtvis för att informera om kommunens verksamhet. Den rättsliga grunden för behandlingen kallas allmänt intresse.

De flesta personuppgifter som publiceras är bilder eller filmer. Den som publicerar bilder eller filmer ansvarar för att säkerställa att personer som figurerar har fått information om hur kommunen behandlar personuppgifter. Om någon inte vill vara med på bild eller film respekterar vi det.

Vid publicering av personuppgifter informerar vi om att:

• Den rättsliga grunden för att publicera bilden eller filmen är allmänt intresse.
• Bilden eller filmen ska publiceras på sociala medier.
• Om någon vill att bilden eller filmen tas bort i efterhand kontaktas den verksamhet som ansvarar för kontot.
• Mer information finns på kommunens webbplats herjedalen.se, sök dataskyddsförordningen eller GDPR.

Omyndiga och särskilt skyddsvärda

Kommunen publicerar aldrig bilder på barn under 18 och andra, särskilt skyddsvärda personer (till exempel boende, brukare), om de går att identifiera.

Vid särskilda tillfällen publiceras bilder på ungdomar från 16 år, exempelvis vid stipendieutdelning, framträdande med Kulturskolan och liknande. Innan publicering ska ungdomen få tydlig information om hur kommunen hanterar personuppgifter och ungdomen ska ha gett sitt tillstånd till publicering.

Blurrning och avidentifiering

Kommunen publicerar inte bilder som är blurrade och inte heller bilder där ansikten på annat sätt bearbetats för att avidentifiera personer. Var medveten om att bildredigeringsprogram sparar uppgifter vid bearbetning och att det är problematiskt ur GDPR-synpunkt.

Personuppgiftsansvarig

Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för det som publiceras i kommunens sociala medier om vi kan påverka innehållet, det vill säga om möjligheten att stänga kommentarsfält finns. Det gäller alla sociala medier som kommunen använder: Facebook, YouTube, LinkedIn och Instagram.

Grafiska riktlinjer

Alla verksamheters externa kommunikation i sociala medier ska följa riktlinjerna för text, tonalitet, bild, film och grafisk kommunikation som anges i Härjedalens kommuns grafiska profil. För verksamheter som har beslut om särprofilering gäller respektive profil.

Tillgänglighet

Tillgänglighet är avgörande för att fler personer ska kunna ta del av Härjedalens kommuns innehåll i sociala medier. Grundläggande är att inläggets budskap ska nå fram, oavsett om en person föredrar att lyssna (med skärmläsare) eller läsa. En tillgänglighetsanpassning är alternativa bildbeskrivningar och undertexter i rörlig bild.

Text

Språket ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Klarspråk skapar bättre kommunikation, bidrar till ökat förtroende för kommunen och minimerar missförstånd.

Använd inte emojier för att beskriva eller ersätta någonting i en text. Använd emojier för att förstärka ett budskap.

Bilder

Bilder i sociala medier ska kunna syntolkas. Lägg alltid in alternativ text (alt-text) i bilder i sociala medier. Det går att lägga in alt-texter i alla sociala medier som kommunen använder: Facebook, YouTube, LinkedIn och Instagram. Alt-text kan läsas av personer som använder skärmläsare och ska beskriva vad bilden föreställer. Finns det inte möjlighet till alt-text, skriv i inlägget vad bilden föreställer.

Film

Filmer bör ha undertexter och, vid behov, syntolkning. Stängda undertexter rekommenderas, så att användaren kan bestämma om de ska visas eller inte.

Upphovsrätt

Beakta all forma av upphovsrätt för till exempel bild, film och text. För att använda upphovsrättsskyddat material måste upphovsmannen ge sitt godkännande. Namnge upphovsmannen i anslutning till upphovsrättsskyddat material, såvida upphovsmannen inte uttryckligen frånsagt sig denna rättighet.

Bristande hantering av konto

Om kontoansvarig eller kontoredaktör bryter mot gällande lagstiftning eller dessa riktlinjer, ska lämpligheten som kontoredaktör eller kontoansvarig granskas. Granskningen utförs av närmaste chef, som beslutar om redaktör eller ansvarig får behålla sin behörighet.

Avsluta ett konto

Ett konto som är inaktivt under en längre period, eller slutar vara aktuellt, ska avslutas. Det görs av hänsyn till kontots besökare som riskerar att få inaktuell information och en felaktig bild av kommunen.

Kontoansvarig ansvarar för att kontot avslutas. Om ingen kontoansvarig har rapporterats ligger ansvaret hos chef som ansvarar för verksamheten som kontot innehåller.

Kommunledningsförvaltningens kommunikationsenhet ska meddelas när ett konto raderas eller avslutas.

Annonsering med Härjedalens kommun som avsändare

Kommunledningsförvaltningens HR-avdelning har en upphandlad leverantör för rekryteringsannonser i sociala medier. I övrigt annonserar inte kommunen i sociala medier.

Privat användning i tjänsten

Privata konton används inte i tjänsten.

När du uttalar dig i sociala medier i tjänsterelaterade ämnen ska det tydligt framgå om du uttalar dig som privatperson eller som representant för kommunen.

Sociala medier vid kris

Vid samhällsstörning, som påverkar hela eller stora delar av Härjedalens kommuns organisation, kan krisledningsorganisationen utse en kommunikatör som särskilt hanterar sociala medier.

Uppgiften kan vara att hantera informationsflödet i kommunens sociala medier i dialog med kriskommunikatör och krisledningsstab. Publicering och omvärldsbevakning sker då i huvudsak i kommunens officiella Facebookkonto www.facebook.com/harjedalenskommun

Händelser som påverkar en specifik verksamhet, och potentiellt innebär ökad aktivitet i en verksamhets konton, ska hanteras i samråd med kommunledningsförvaltningens kommunikatörer. Kontoansvarig tar kontakt med kommunledningsförvaltningens kommunikatörer för hjälp med hantering av kontot.