Riktlinjer för styrdokument

Fastställt av kommunstyrelsen 15 september 2021 § 175.
Diarienummer KS 2021/509.

Styrdokument

Styrdokument är samlingsbegreppet för dokument som på olika sätt styr kommunens verksamhet. Det finns en mängd olika kommunala styrdokument. Dessa har olika dignitet, utformning och giltighet.

Syftet med riktlinjer för styrdokument i Härjedalens kommun är att skapa en enhetlig struktur för styrdokument, med avseende på ansvarsfördelning och beslutsnivå.

Styrdokument som regleras i lag

I viss lagstiftning finns särskilda krav på kommunen att ta fram styrdokument. Denna riktlinje ska tillämpas även för sådana styrdokument, om inte lagens regler på något vis står i konflikt med riktlinjen, i så fall tillämpas lagens regler.

Exempel på styrdokument som kommunen enligt lag ska upprätta

• Budget (enligt 5 kap. 1 § och 11 kap. 5-7 §§ kommunallagen)
• Översiktsplan (enligt 3 kap. plan- och bygglagen)
• Biblioteksplan (enligt 17§ bibliotekslagen)
• Med flera

Kommunala föreskrifter

Kommunala föreskrifter ska under tiden de gäller finnas samlade och ordnade i kommunens författ­ningssamling, samt finnas tillgängliga för allmänheten på kommunens webbplats.[1] Begreppet ”föreskrifter” är inte definierat i lag, men begreppet jämställs med rättsregler. Rättsregler i sin tur ”karaktäriseras av att de är bindande för myndigheter och enskilda och av att de inte bara avser ett konkret fall utan har generell tillämpbarhet.”[2]

Registrering

Samtliga antagna styrdokument ska registreras i kommunens diarium. Kontakta kommunkansliet för att få hjälp med detta.

Nivåer för beslut

I Härjedalens kommun finns tre nivåer för beslut av styrdokument.

• Nivå 1 avser kommunövergripande, principiella styrdokument som beslutas av kommunfullmäktige
• Nivå 2 avser styrdokument som fattas av kommunstyrelse eller nämnd. Styrdokumentens innehåll ska relatera till kommunstyrelsens eller nämndens uppdrag.
• Nivå 3 avser verkställighetsåtgärder. Beslutsfattare kan t ex vara ledningsgrupp, kommunchef, förvaltnings­chef, avdelningschef eller enhetschef. Styrdokument på denna nivå kan relatera till dokument be­slutade på högre nivåer.

Definitioner

Nivåerna för beslut relaterar till definitionerna av styrdokumenten och dess innehåll.

Nivåerna för beslut relaterar till definitionerna av styrdokumenten och dess innehåll.

Nivå 1

• Vision
  • Är kommunövergripande
  • Ska redovisa ett önskvärt framtida tillstånd och ge en bild av framtiden
• Policy
  • Anger grundprinciper för kommunens handlande allmänt eller i vissa avseenden
  • Ska inte ange fasta regler, utan principer som ska tjäna som vägledning inom det aktuella området, vilka allmänna mål som ska eftersträvas samt vilka värden som ska beaktas
  • Ska vara kortfattad och kommunövergripande
  • Bör konkretiseras i andra styrdokument
  • Ska aktualitetsprövas minst en gång i början av varje mandatperiod
• Program/Strategi
  • Är kommunövergripande
  • Beskriver vad kommunen ska uppnå inom ett visst område
  • Ska innehålla långsiktiga inriktningar och strategier med prioritering av särskilda utvecklingsinsatser
  • Fastslår en politisk viljeinriktning och tar inte detaljerad ställning till utförande, prioriteringar eller metoder
  • Ska aktualitetsprövas minst en gång i början av varje mandatperiod.
• Taxor
  • Reglerar graden av avgiftsfinansiering då kommunen tillhandahåller nyttigheter/tjänster
  • Ska följa självkostnadsprincipen
  • Ska aktualitetsprövas vid behov

Nivå 2

• Riktlinjer
  • Avser främst frågor som har högre detaljeringsgrad än en policy
  • Innehåller anvisning om huvuddragen i en viss verksamhet och ska ge konkret stöd för hur arbetsuppgifterna ska utföras
  • Lämnar visst utrymme för egna bedömningar
  • Reglerar den befintliga verksamheten så att kvaliteten i det kommunala uppdraget säkras
  • Antas av kommunstyrelsen (kommunövergripande) eller nämnder (verksamhetsspecifika)
  • Ska aktualitetsprövas minst en gång under mandatperioden
• Handlingsplan
  • Anger på en detaljerad nivå vad som ska uppnås inom ett speciellt område
  • Beskriver önskade åtgärder och anger vem som ansvarar för att åtgärderna genomförs, när de ska vara genomförda samt hur eventuell uppföljning ska ske
  • Är av mer operativ karaktär och anger konkret vad som ska göras, av vem det ska göras samt när det ska göras
  • Kan omsätta programs inriktning till konkreta mål eller åtgärder
  • Ska aktualitetsprövas minst en gång under mandatperioden

Nivå 3

• Rutiner
  • Är en samling förhållningssätt som påbjuder arbetssätt
  • Är de mest konkreta styrdokumenten; fastställer t ex arbetsflöden genom process-beskrivningar eller regler (paragrafer) som kan påbjuda eller förbjuda ett visst agerande
  • Kan kopplas till dokument på nivå 1 och 2
  • Ska aktualitetsprövas vid behov

Utformning

Styrdokumenten ska följa kommunens grafiska manual , 2.8 MB, öppnas i nytt fönster. för att skapa tydlighet och enhetlighet. Varje styrdokument ska klassificeras som en av de typer som beskrivs i dessa riktlinjer. Detta möjliggör sökningar efter såväl samtliga styrdokument som efter respektive typ av styrdokument. Se bilagd mall för styrdokument.

I alla styrdokument ska finnas uppgift om:

• Dokumentets namn och typ
• Diarienummer
• Beslutande instans
• Beslutsdatum och paragraf
• Eventuellt datum för senaste revidering (endast redaktionella ändringar)
• Giltighetstid

Ansvar

Den dokumentansvarige ska se till att dokumentet aktualitetsprövas och

• vid behov ta fram förslag till förändringar
• vid behov göra mindre administrativa och redaktionella revideringar, t ex på grund av ändrad lagstiftning eller ändrad intern organisation
• kontrollera att det är det gällande styrdokumentet som finns publicerat i kommunens författningssamling (kontakta kommunkansliet om något dokument behöver bytas ut)

Varje chef inom den verksamhet som berörs av styrdokumentet ska se till att styrdokumentets innehåll är känt bland medarbetarna samt att det efterlevs och följs upp i den egna verksamheten.

Inaktualitet

Ett styrdokument ska upphävas om det på grund av ändrade omständigheter är inaktuellt. Beslut att upphäva ett styrdokument fattas normalt sett av det organ eller den person som ursprungligen antog dokumentet.

Ett styrdokument anses alltid upphävt om

• det har ersatts av ett nytt styrdokument som fyller samma funktion
• dess angivna giltighetstid har löpt ut

Bilaga 1. Dokumentmall

Härjedalens kommuns mall för styrande dokument (Enbart för medarbetare inom Härjedalens kommun)

Bilaga 2. Checklista vid framtagande av styrdokument

Det är viktigt att tänka på följande innan och under framtagande av styrdokument:

• Vilket behov/syfte ska styrdokumentet uppfylla?
• Vilken lagstiftning finns på det aktuella området?
• Är ett styrdokument den bästa lösningen?
• Vilken instans ska ta beslut om styrdokumentet?
• Finns det andra styrdokument som ska upphävas eller revideras på grund av det nya styrdokumentet?
• Är andra nämnder/förvaltningar berörda?
• Hur ska styrdokumentet benämnas (dokumenttyp)?
• Vem ansvarar för styrdokumentet på politisk respektive övergripande tjänstemannanivå?
• Vilka ekonomiska konsekvenser kan styrdokumentet innebära? Införliva i budgetprocessen.
• Finns det andra hänsynstagande att beakta, t ex barnkonventionen, aspekter rörande jämställdhet och mångfald?
• Hur ska styrdokumentet kommuniceras och förankras i organisationen?
• Skriv kort och tydligt!

[1] Kommunallag SFS 2017:725, 8 kap. 13 §)

[2] SOU 2008:42 s. 18