Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan

Fastställt av kommunfullmäktige 27 september 2021 § 121.
Diarienummer KS 2021/663.

Reglemente

för gemensam nämnd mellan Bergs, Bräcke, Härjedalens, Krokoms, Ragunda, Strömsunds, Åre och Östersunds kommuner avseende upphandlingssamverkan med gemensamt upphandlingskontor.

Bergs, Bräcke, Härjedalens, Krokoms, Ragunda, Strömsunds, Åre och Östersunds kommuner har kommit överens om att samverka i en gemensam nämnd kallad Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan. Samverkan får avse all kommunal verksamhet oavsett verksamhetsform.

Den gemensamma nämnden är tillsatt i Östersunds kommun och ingår i dess organisation.

Den gemensamma nämnden är bildad enligt 3 kap 9 § kommunallagen. Utöver vad som följer av lag, gäller detta reglemente och ett mellan kommunerna ingånget samarbetsavtal för den gemensamma nämnden.

1 § Uppgifter

Den gemensamma nämndens uppgift är att på grundval av fastställd gemensam upphandlingspolicy, med stöd av upphandlingskontoret, tillhandahålla kompetens i upphandlingsfrågor och svara för genomförandet av upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster. Även kommunspecifika upphandlingar samt kvalitetssäkring av förfrågningsunderlag och anbudsutvärderingar får göras inom ramen för uppdraget till den gemensamma nämnden.

Nämnden ska vid behov samråda med styrelser och nämnder i de samverkande kommunerna.

Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Nämnden sammanträder i Östersund om inte nämnden själv bestämmer annat.

2 § Sammansättning

Den gemensamma nämnden består av nio ledamöter och nio ersättare. Östersunds kommun utser två ledamöter och två ersättare. Övriga kommuner utser vardera en ledamot och en ersättare.

Östersunds kommun ska bland nämndens ledamöter utse en ordförande och en vice ordförande.

3 § Deltagande på distans

Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokal och utrustning ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

Ledamot som önskar delta på distans ska senast sju dagar i förväg anmäla detta till nämndens sekreterare.

Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans.

4 § Ersättarnas tjänstgöring

Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare från den kommun som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe.

En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om ersättare har trätt in i ledamotens ställe.

Ersättarna har rätt att närvara och yttra sig på sammanträde även när de inte tjänstgör.

5 § Ersättning till ledamot och ersättare

Ledamot och ersättare i den gemensamma nämnden ska erhålla ersättning för uppdraget från den kommun som valt ledamoten och ersättaren.

6 § Anmälan av förhinder

En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde ska snarast anmäla detta till nämndens sekretariat, som är upphandlingskontoret.

7 § Kallelse

Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena.

Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.

Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare senast fyra dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen ska även tillställas respektive kommun för kännedom.

Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen.

I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.

När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den ledamot som har längst tjänstgöringstid göra detta och vid lika tjänstgöringstid för flera ledamöter den som är till åldern äldst.

8 § Ersättare för ordföranden

Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett sammanträde eller del av ett sammanträde fullgör den ledamot som har längst tjänstgöringstid ordförandens uppgifter och vid lika tjänstgöringstid för flera ledamöter träder den in som är till åldern äldst.

Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.

9 § Justering och anslag av protokoll

Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot.

Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den.

Nämndens protokoll ska tillkännages på var och en av de samverkande kommunernas anslagstavlor.

Protokollen ska tillställas samtliga samverkande kommuner och de samverkande kommunernas revisorer.

10 § Reservation

Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligen. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justering av protokollet.

11 § Delgivning

Delgivning med nämnden sker med ordföranden eller en anställd som nämnden bestämmer.

12 § Undertecknande av handlingar och expediering

Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordföranden och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar.